Transition vers la facturation électronique : un défi pour les entreprises
Avis d'experts
05 juillet 2024
Après une première vague de pays ayant déjà adopté la facturation électronique et le e-reporting, dont l’Italie fait figure de proue, la France s’apprête à suivre cette voie d’ici 2026/2027.
La facturation électronique est devenue un pilier essentiel de la gestion des flux financiers dans le monde moderne des affaires et apporte à l’Etat une meilleure prédictibilité de l’activité. Pour accélérer cette transition, l’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprises.
Les textes législatifs établissent un cadre réglementaire clair et structuré pour faire migrer les entreprises vers des processus de facturation électronique, facilitant le partage automatisé des données entre les entreprises et avec l’État, tout en garantissant la conformité légale et fiscale.
Enjeux Associés
L’adoption de la facturation électronique en France ne se fera pas sans relever certains défis. Les entreprises doivent se préparer à plusieurs niveaux pour répondre efficacement aux nouvelles exigences légales :
Impacts métiers
La transition vers la facturation électronique aura des impacts significatifs sur les processus métiers et les organisations. Les entreprises devront adapter leurs processus amont et aval pour permettre une meilleure intégration de ces nouveaux standards.
Cela implique une révision en profondeur des workflows internes pour assurer une transition fluide, garantissant ainsi l’efficacité et la conformité des opérations (dont parfois la façon de traiter les factures). Par exemple, les processus de création, d’envoi et de réception des factures devront être repensés pour s’aligner sur les attendus imposés par la réforme.
Adaptation technologique
Il s’agit d’une étape cruciale pour les entreprises. Elles doivent faire des choix stratégiques pour se conformer aux nouvelles normes en matière de facturation électronique.
Cela implique souvent le choix, le déploiement et l’intégration d’une plateforme dédiée et immatriculée par l’Etat, et la mise à jour des systèmes existants afin de gérer les factures électroniques et le e-reporting conformément aux exigences légales et fiscales.
Les entreprises devront donc investir dans des technologies robustes qui assurent une gestion efficace et conforme des factures.
Sécurité des données
Un autre enjeu majeur est la sécurité des données. La transition vers la facturation électronique soulève des préoccupations quant à la protection des informations sensibles. Les entreprises doivent mettre en place des mesures de protection adéquates pour sécuriser les flux et se prémunir contre les risques cyber.
Il est crucial de garantir que les données transmises entre une plateforme et son ERP sont sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé, afin de maintenir la confidentialité et l’intégrité des informations.
Formation et sensibilisation
La réussite de cette transition repose également sur la formation et la sensibilisation des collaborateurs.
Les entreprises devront former leur personnel aux nouvelles pratiques et technologies liées à la facturation électronique. Cette formation est essentielle pour garantir que tous les utilisateurs comprennent et adoptent les nouveaux processus de manière efficace.
De plus, il est important de sensibiliser les parties prenantes externes et de promouvoir le changement pour favoriser des échanges fluides et efficaces, et ce tout particulièrement pendant les périodes de transition
Le schéma en Y et le Portail Public de Facturation
L’adoption de la facturation électronique en France ne se fera pas sans relever certains défis.
Les entreprises doivent se préparer à plusieurs niveaux pour répondre efficacement aux nouvelles exigences légales.
Pour assurer une transition efficace, le gouvernement français a opté pour le schéma en Y. Ce modèle permettra une transmission fluide des informations relatives aux factures électroniques tant entre les acteurs qu’avec l’administration fiscale. Après la complète entrée en vigueur de la réforme, toutes les factures envoyées entre professionnels en France devront être transmises via des plateformes dédiées : soit le Portail Public de Facturation (PPF), soit via un Opérateur de Dématérialisation (OD), soit au travers d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Le PPF jouera un rôle centralisateur, tout au long du cycle de vie de la facture jusqu’à son règlement complet. L’objectif est aussi de faciliter les déclarations de TVA et de disposer d’une meilleure information sur le niveau global d’activité des entreprises.
Conclusion
La transition vers la facturation électronique en France représente un défi majeur pour les entreprises, mais aussi une opportunité significative pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la qualité globale de l’information. En adoptant des stratégies appropriées et en mettant en œuvre les technologies nécessaires, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi bénéficier des avantages de la digitalisation complète des processus financiers.
Une préparation anticipée, comprenant la revue des processus, l’adaptation technologique, la sécurisation des données, et l’adoption par les équipes, sera essentielle pour réussir cette transition et répondre aux attentes de l’État dans les délais impartis.
Auteurs
Eric de Bruyne, Directeur – Practice Finance
Valentin Prieur, Manager – Practice Finance
Guy Elombat, Manager – Practice Finance